Prizadevamo si biti bolj produktivni, pa naj bo to doma ali v službi. Toda vse bolj se zdi, da je to nemogoča želja ob vseh vsakodnevnih aktivnostih in motilcih današnjega časa. V iskanju učinkovitih načinov, kako postati bolj produktiven, se pogosto zatečemo k trikom, ki obljubljajo izpolnitev tega cilja. Ali je mogoče, da so nekateri ljudje ustvarjeni za večjo produktivnost, medtem ko drugi komajda opravijo svoje naloge? Ali so triki za povečanje produktivnosti dejansko vredni poskusa?

Eden najbolj priljubljenih nasvetov za večjo produktivnost, namenjen vsem, ki želijo hitreje opraviti svoje naloge, je uporaba tehnike pomodoro.

Kaj je tehnika pomodoro?

Morda ste že slišali za tehniko pomodoro, ki jo je italijanski univerzitetni študent Francesco Cirillo v osemdesetih letih prejšnjega stoletja poimenoval po klasičnih kuhinjskih urah v obliki paradižnika.

Cirillo je moral študirati za izpit, vendar se ni mogel osredotočiti za več kot 30 sekund, saj so mu misli neprestano uhajale. Nato je prišel na zamisel o časovniku v obliki paradižnika in poskušal dokazati, da se lahko osredotoči za dve minuti. Kasneje je začel postopoma povečevati število minut, dokler ni ugotovil, da doseže svoje mejno točko za koncentracijo pri 25 minutah.  

Slika je simbolična.

Kako deluje tehnika pomodoro?

Osnova tehnike pomodoro je preprosta: delate 25 minut (en pomodoro) in si nato privoščite pet minut odmora. Po štirih pomodorih si vzamete daljši odmor, približno med 15 do 20 minut. Glavni cilj tehnike je smiselno razporediti čas, da so naloge lažje opravljene.

Cirillo meni, da so notranje motnje, s katerimi se je tudi sam spopadal med učenjem, le simptomi resničnega problema, ki ga imamo s časom. Trdi, da je »čas človeška meja«, zato potrebujemo »notranji proces«, da se soočimo s takšnimi izzivi. Za pojasnitev uporablja metaforo »dinozavra« kot simbola za te notranje motnje. Nekatera opravila, na primer pošiljanje e-pošte kolegu, niso nujna, vendar mislite, da bo trajalo le nekaj minut in boste to rešili. Drugi primer je začetek velikega projekta, ki ga morate opraviti v X času, se to morda zdi bolj nujno. Bi morali zamenjati naloge? Glede na tehniko pomodoro je odgovor ne.

Kako uporabljati tehniko pomodoro?

Najbolj osnovna raven tehnike pomodoro zahteva samo tri stvari:

  1. časovnik,
  2. paket kartic ali samolepilnih lističev in
  3. pisalo.
Slika je simbolična.

Sledite tem korakom:

  1. Izberite opravilo ali nalogo, na katero se želite osredotočiti.
  2. Nastavite časovnik na 25 minut in se lotite dela*.
  3. Ko zazvoni, naredite 5-minutni odmor.
  4. Ponovite postopek.
  5. Po štirih pomodorih si privoščite daljši odmor 20 – 30 minut.
  6. Vsako opravljeno kartico označite s kljukico ali jo prečrtajte. Kartice hranite, da spremljate svoje dnevne in tedenske naloge.

*Sledite tem smernicam za določitev, kako razporediti naloge glede na njihovo trajanje:

  • Opravila, ki trajajo manj kot 10 minut, lahko združite z drugimi krajšimi opravili.
  • Opravila, ki trajajo od 10 do 25 minut, naj bodo osredotočena le z enim pomodorom.
  • Opravila, ki bodo verjetno trajala več kot 25 minut, lahko razdelite na več pomodorov.

Uporabite »nenačrtovano kartico« za obvladovanje prekinitev

Ne glede na notranje motnje, ki jih doživljate, na primer klicanje prijatelja ali odgovarjanje na e-pošto, jih zapišite na ločeno kratico t.i. »nenačrtovano kartico«. Po končanem pomodoru in med odmorom se odločite, ali so te naloge nujne in jih je treba obravnavati v naslednjem pomodoru ali pa lahko počakajo.  

Zakaj tehnika pomodoro deluje in katere so prednosti?

Cirillo pravi, da je razlog za delovanje 25-minutnega sistema dvojen:

  1. Razpon naše pozornosti, ki traja približno 14 do 40 minut.
  2. Povečana verjetnost prekinitev, ko delate na nalogi dalj časa.

Tehnika pomodoro ima številne prednosti:

  • Sposobnost učinkovitega obvladovanja prekinitev.
  • Postopno zmanjševanje prekinitev.
  • Sposobnost natančnejšega ocenjevanja trajanja nalog, kar vodi v večjo produktivnost.
  • Možnost spremljanja dnevnega časovnega razporeda in izboljšanje uporabe časa.  
  • Motivacija ob pregledu dnevnih dosežkov.
Slika je simbolična.

Nasveti za začetek uporabe tehnike pomodoro

Izzivi in pasti, ki se jim je treba izogniti:

Ne nadaljujete z delom po časovniku: Čeprav je lahko skušnjava nadaljevati z delom, ko ste tik pred zaključkom naloge, bo običajno trajalo dlje, kot si mislite. Zato si vedno vzemite odmor po 25 minutah dela.

Ne preskočite odmora: Lahko bi skušali izpustiti odmor, še posebej, če je naloga pomembna. Vendar morate vedno upoštevati svoje odmore. Kot pravi Cirilllo: »Nismo stroji, smo ljudje. Potrebujemo počitek in omogočimo umu, da reorganizira naše misli, potem se lahko vrnemo na delo z bolj bistro glavo.«

Ne določite svojega števila pomodorjev: Gre za eno največjih napak, ko ljudje preizkušajo metodo pomodoro. Pomembno je, da ne merite svoje produktivnosti po številu pomodorov, ki jih dokončate na dan. Namesto tega se osredotočite na svojo sposobnost obvladovanja prekinitev.

Ohranite kartice na zaslonu: Če delate s prenosnikom ali računalnikom, lahko uporabite aplikacijo za beleženje kartic na zaslonu ali posebno aplikacijo pomodoro. Ta vam omogoča, da se takoj vrnete na naloge, ko izgubite fokus.

Uporabite aplikacijo: Uporaba posebne aplikacije pomodoro je lahko zelo koristna. Uradna brezplačna aplikacija pomodoro uporablja časovnik in virtualne kartice. Vključuje celo zvok tiktakanja, ki simulira pravi časovnik in vam pomaga ohraniti koncentracijo.

Z upoštevanem teh smernic in nasvetov lahko dosežete večjo produktivnost in učinkovito upravljate s časom ter aktivnostmi v vsakdanjem življenju.

Avtor: M.B.

Vir: metro.co.uk