Vsi si želimo postati bolj učinkovita pri delu. To ni samo koristno za našo kariero, ampak lahko tudi pomaga ohranjati zdravo ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem. Toda kako lahko postanemo bolj učinkoviti pri delu? Za vas smo pripravili 10 strategij upravljanja s časom, ki jih morate izvajati, če želite vaše življenje spraviti na višji nivo učinkovitosti – tako v poslovnem kot zasebnem svetu.
1. Naredite seznam opravil!
Seznami opravil niso le uporabni, ampak so ključnega pomena za naš uspeh, saj se možgani lahko osredotočijo na tri ali štiri stvari hkrati. Tako potrebujemo seznam za vsa delovna opravila, ki jih moramo slej kot prej opraviti.
Vendar pazite. Ne ustvarite si predolgega seznama opravil. Seznami ne upoštevajo, koliko časa traja dokončanje posamezne naloge, in nam ne pomagajo ločiti pomembnih od nujnih opravil.
Obstaja tudi tehnika “Warren Buffet”- zapišite si 15-20 nalog, obkrožite svojih pet najboljših/najnujnejših in prezrite preostale.
2. Nehajte opravljati več del hkrati!
Vsi smo v nekem trenutku krivi za večopravilnost. Včasih je dokaj neškodljivo, kot je recimo pomivanje posode med poslušanjem radia. Toda, ko gre za delo, je lahko to škodljivo. Zakaj? Ker človeški možgani ne morejo narediti več stvari hkrati.
Ko izvajate večopravilnost, svojo pozornost razdelite med naloge. In rezultat je, kakovost vašega posameznega dela upada. Prav tako zapravljate čas. Razlog za to je, da porabite več časa za preklapljanje med posameznimi nalogami, kot da se osredotočite samo na eno stvar.
Nehajte poskušati narediti več stvari hkrati. Namesto tega vložite vso energijo v tisto, na čemer trenutno delate, in ko to končate, nadaljujte z naslednjim opravilom ali dejavnostjo.
3. Za vse svoje naloge določite časovne roke!
Parkinsonov zakon pravi, da se “delo širi in zapolni čas, ki je na voljo za njegovo dokončanje.” To pomeni, da če ni določenega roka za določeno nalogo, porabite toliko časa, kolikor ga pač želite. Če pa obstaja časovna omejitev, boste bolj motivirani, da premagate našega največjega sovražnika – čas.
Določitev časovnih omejitev vas lahko tudi spodbudi, da določeno nalogo opravite čimprej.
4. Poudarite rezultate, ne (zapravljenega) časa!
Raziskave nekega podjetja so pokazale, da “dajanje pomena uram in telesni prisotnosti pred dejanjem in rezultati vodi do neučinkovitosti (in tesnobe).” Še več, ko sedite za mizo do določenega časa, ustvarite tovarniško kulturo, ki ignorira nekaj osnovnih zakonov ustvarjanja idej in človeške narave:
- Ko so možgani utrujeni, ne delujejo dobro.
- Ideje se rojevajo pod lastnimi pogoji.
- Ko se počutiš prisiljen iti preko svojih zmogljivosti, začneš sovražiti to, kar počneš. To pa lahko hitro privede do stresa in izgorelosti.
- Namesto tega pomislite, koliko ste resnično dosegli. Eden od načinov za to je, da ustvarite končni seznam vsega, kar ste počeli čez dan. To vas bo motiviralo, da boste produktivni in ne samo zaposleni.
5. Vedno dokončajte, kar začnete!
Če pustite nekaj napol dokončanega, je to lahko zelo stresno in moteče. V glavnem je to zato, ker vam ostane v glavi, dokler ne dokončate le-tega. Še huje pa je, da boste morali določiti čas, ko se boste vrnili k tej nalogi. Bolj praktično je, da se mogoče samo enkrat na hitro dotaknete naloge in potem raje nadaljujete nekaj drugega.
6. Mislite (le) pozitivno!
Kako vam lahko pozitiven odnos pomaga pri upravljanju s časom? Ko ste v dobrem razpoloženju, vam bodo ljudje želeli pomagati, če ste prezatrpani z delom. Prav tako vam preprečuje, da bi se prepuščali zamudnim dejavnostim, kot je pritoževanje. In prav tako vam poveča samozavest in vas spodbuja k reševanju težav, namesto da bi jih še poslabšali.
Razpoloženje si lahko popestrite v službi, tako da pozdravite oz. pokličete svoje sodelavce ali stranke. Prav tako si lahko bolje organizirate svojo mizo, poslušate glasbo, se sprehodite zunaj ali pa si celo vzamete čas za spoznavanje drugih na delovnem mestu. Ugotovljeno je bilo, da druženje v službi naredi vaše delo prijetnejše.
7. Organizirajte si za teden vnaprej!
Za to lahko porabite uro ali dve na teden, da si načrtujete naslednji teden. Za razliko od rednega načrtovanja pa vas ta metoda spodbuja, da se osredotočite na svoje cilje in preučite, kaj vam je in kaj ni uspelo. Takšna rešitev se osredotoča na vaše cilje tako, da vaš čas razdelite na:
- “Zeleni” čas: delo, ki je plačano (služba).
- “Rdeči” čas: opravite kako delo, ki v bistvu podpira vaše službene obveznosti.
- Čas “proženja”: delo, ko je potrebno reševanje nečesa nepričakovanega.
- “Rekreacijski” čas: to so vaši raznovrstni hobiji, druge sprostitve, vadba itd…
8. Posvetite čas izboljšanju in osebni rasti!
Učenje novih informacij, izboljšanje nabora spretnosti in osebnostna rast so bistvenega pomena v življenju. Konec koncev, če se zavezujete k izboljšanju, se boste bolje prilagodili spremembam in postali bolj učinkoviti pri vsem, kar počnete.
Verjamete, da nimate časa za to? Potem še enkrat razmislite. Vsi imamo v svojih načrtih vrzeli za učenje ali rast. Na primer, ob jutranji kavici oz. zajtrku preberite kakšne novice, koristne nasvete / članke o osebnostni rasti in drugih spretnostih, ki nam morda pridejo kje še kako prav.
9. Stojte med delom!
Ali to pomeni, da morate v službi dobesedno ves dan stati? Seveda ne. Ključnega pomena je spreminjanje položajev med sedenjem in stanjem čez dan. Blagodejno deluje na vaše duševno in fizično zdravje. Izboljša tudi vaše razpoloženje in raven energije, kar posledično lahko poveča vašo produktivnost.
Če morate organizirati sestanek, potem razmislite o stalnem sestanku. Ugotovljeno je bilo, da lahko takšni stalni sestanki skrajšajo čas celo za 25 odstotkov.
10. Skrbite za svoje zdravje in dobro počutje!
Ko ste izčrpani, pod stresom in se ne počutite dobro, ne boste v službi tako uspešni ali produktivni. Zaradi tega morate samooskrbi dati prednost. Poskrbite, da se boste dovolj dobro naspali, se zdravo prehranjevali in organizirajte si svoj čas tako, da boste čez dan tudi recimo telovadili, meditirali ali delali stvari, ki vam prinašajo veselje in zadovoljstvo.
Avtor: M.J.
